人件費の節約にもなる労務管理システム!業務効率化の必須アイテム

パソコン操作

働くうえでの効率化を実現する労務管理システム

机の上のファイル

さまざまな人が働く会社において人事による労務管理は重要な役割でもあります。
とくに働き方が多様化している現代では雇用形態や労働時間などもさまざまで、従業員ひとりひとりに合わせた労務管理をしていかなくてはなりません。
労務管理業務における人事の負担を軽減することができる方法として人事労務管理システムを導入するという選択肢もあり、システム上で従業員のデータや管理を行なうことができるので、業務を効率的に行なうことができ、作業時間を削減することにつながります。
紙でのやりとりを減らしていこうというペーパーレス化に対応しているシステムも多く、従業員ごとの情報など記入事項がある場合でも、紙ではなくデータ上で直接入力を依頼することのできるシステムもあります。
システムの導入には従業員の側もメリットがあり、従業員ごとにアカウントを登録しておくことで働くうえでの各種手続きなどが必要になった場合でも、システムにアクセスすることでその場で手続きを行なうことのできるものもあり、やりとりを進めるうえで必要だった書類や人を介することなくスピーディに必要な手続きを行なうこともできます。
煩雑な手順を見直し、いかに効率的に作業を進めていくことができるかというのはどの分野においても課題のひとつであり、システムによって解決するというのも有効な方法です。

人事労務管理システムを業務に導入しよう

会社の規模が大きければ大きいほど社員の入退社の際の社会保険や雇用保険の手続きのための書類作成や提出の作業などが複雑で面倒な人事の業務である労務管理。これを人がこなすことは可能ではあるのですが、やはり時間がかかりますし業務運用が難しくなります。そのような会社は人事労務管理システムを導入してみましょう。
労務管理システムでは以下のようなことの効率化を図ることができます。まず、社員の入社・退社の手続き。社会保険、雇用保険の資格取得書類や扶養控除などの申告書の作成とそれらの関係する機関への提出ができます。次に従業員の情報の管理。扶養家族の追加や削除、マイナンバーの収集・管理住所変更が行えます。次に雇用契約書の作成・締結。
以上のように労務管理システムを導入することは人事の業務を効率化することにつながります。また人事側だけでなく、従業員側にもメリットがあります。パソコンやスマートフォンに入力することで自動で作成されるので捺印がいらず、配布された書類をなくしてしまうといったトラブルを防ぐことができます。とはいっても労務管理システムは圧倒的に人事側のメリットが多いので、まだ導入されていない会社は一度検討されてみてはいかがでしょうか。

人事情報の登録や労務管理を所属部門に本来の業務を!

社内において、人事情報の管理や労務管理は人事や労務管理を行う部門が主管と考える風潮はありませんか?しかし、社員の教育履歴や評価情報、勤怠管理の承認や時間外時間の把握などは本来所属部門長が行うべき業務です。ですが、紙ベースやExcelデータベースでの管理によりなし崩し的に人事や労務管理部門で行っているのであれば、人事労務管理システムを導入しましょう。
人事労務管理システムは、所属部門ごとに勤怠管理ができ、所属部門長が承認したデータが給与や労務管理に反映されます。つまり、本来の管理者に管理を戻せる上、時間外が超過しそうな場合は所属部門で素早く対応することができます。また、人事評価や教育履歴について、これまで提出された資料から人事担当者が行っていた入力業務が所属部門に移管できます。実際には提出書類のパソコン入力がそのままシステム上で反映されるため、管理上の手間は増加することもありません。むしろ、提出した資料のデータが反映されるまで時間がかかるということがなくなり、タイムリーな情報確認が可能になります。人事労務管理システムにより、提出されたデータや資料にチェックそして保存管理を行うだけとなり、管理部門における生産性の乏しい業務が改善され、人件費の削減にもつながります。

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